नेपाल समाचारपत्र विषयगत, २ पुष २०८०

१. ग्राहक पहिचानको महत्वमाथि प्रकाश पार्दै सम्पत्ति शुद्धीकरण निवारण ऐन २०६४ मा ग्राहक पहिचानको सम्बन्धमा गरिएका व्यवस्थाहरुको चर्चा गर्नुहोस्।

पृष्ठभूमि

बैंक तथा वित्तीय संस्थाहरुमा कारोबार गर्ने ग्राहकहरूको आर्थिक, सामाजिक, नैतिक, व्यावसायिक, पारिवारिक तथा कानुनी हैसियत जनाउने विवरणहरु लिखित रूपले संकलन गरी आफ्ना ग्राहकहरुको बारेमा विस्तृत जानकारी हासिल गर्ने प्रक्रियालाई नै ग्राहक पहिचान हो।

ग्राहक पहिचानको महत्व

• ग्राहकको विवरण बारे जानकारी संकलन गर्न
• ग्राहकको व्यापारसँग सम्बन्धित जानकारी संकलन गर्न
• सम्पत्ति शुद्धीकरण नियन्त्रण गर्न
• आतंकवादी वित्तीय नियन्त्रण गर्न
• सञ्चालन जोखिम कम गर्न
• नियमहरूको परिपालना गराउन
• सुरक्षित कारोबार गर्न
• बैंक र ग्राहकको सुरक्षा गर्न
• नयाँ उत्पादनहरू शुरू गर्न
• व्यापार विस्तार गर्न
• बैकिङ प्रणालीको दुरुपयोग नियन्त्रण गर्ने
• बैंकको आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली, संस्थागत सुशासन र सुरक्षा पद्धतिलाई सफल बनाउन
• कालो बजारी, गैह्रकानुनी आय, कर छली, आतंकवाद लगायतका आपराधिक क्रियाकलापबाट आर्जन गरिएको रकम बैंकमा प्रवेश गर्नबाट रोक्न
• बैंकभित्र हुने गैह्रकानुनी कारोबार तथा शंकास्पद कारोबारमाथि निगरानी राख्न
• शंकास्पद कारोबारको बारेमा नेपाल राष्ट्र बैंकमार्फत सरकारलाई जानकारी दिन
• उपलब्ध सूचनाको आधारमा ग्राहक सेवालाई व्यवस्थित र परिमार्जित गर्न
• स्वच्छ, सुरक्षित, पारदर्शी, सबल, सक्षम र अनुशासित बैंकिङ प्रणालीको विकास गर्न
• ग्राहकका सेवालाई व्यवस्थित परिमार्जित गर्न
• औपचारिक आर्थिक क्रियाकलापहरुलाई प्रोत्साहन गरी समानान्तर अर्थतन्त्रको आकार घटाउन।

सम्पत्ति शुद्धीकरण निवारण ऐन र ग्राहक पहिचान

(क) ग्राहकको पहिचान गर्नुपर्ने अवस्था

देहायको कार्य गर्दा सूचक संस्थाले ग्राहकको सही रूपमा पहिचान गर्नुपर्ने व्यवस्था रहेको छ :-

• व्यावसायिक सम्बन्ध स्थापना गर्दा
• खाता खोल्दा
• तोकिएको रकमभन्दा बढीको आकस्मिक कारोबार गर्दा
• विद्युतीय माध्यमबाट कोष स्थानान्तरण गर्दा
• पहिले लिएको जानकारीको सत्यता वा पर्याप्तता शंका लागि थप सम्पुष्टि गर्नुपर्दा
• सम्पत्ति शुद्धीकरण वा आतंककारी क्रियाकलापमा वित्तीय लगानी भएको शंका लागि सम्पुष्टि गर्नु पर्दा
• उच्च जोखिमयुक्त ग्राहक वा उच्च पदस्थ व्यक्तिले प्रत्येक कारोबार गर्दा
• नियमनकारी निकायले तोकिदिएको अन्य कुनै कार्य गर्दा।

(ख) ग्राहकको सही पहिचान तथा सम्पुष्टि गर्दा अपनाउनुपर्ने उपाय

ग्राहकको सही पहिचान तथा सम्पुष्टि गर्दा अपनाउनुपर्ने उपायहरु देहाय बमोजिम रहेका छन् :-

• कारोबार वा व्यावसायिक सम्बन्धको उद्देश्य वा लक्षित प्रकृतिको उपयुक्त जानकारी लिने
• ग्राहक प्राकृतिक व्यक्ति भएमा नाम, ठेगाना, जन्ममिति लगायतका विवरण प्राप्त गर्ने
• ग्राहक कानुनी व्यक्ति भएमा तोकिएका न्यूनतम कागजातका आधारमा सो को स्वामित्व तथा नियन्त्रण पद्धतिका बारेमा जानकारी लिने र सम्पुष्टि गर्ने
• अन्य व्यक्तिको तर्फबाट कारोबार वा व्यावसायिक सम्बन्ध स्थापना गर्न खोजिएको भए उक्त व्यक्तिको पहिचान र सम्पुष्टि गरी अख्तियारनामा सहितको कागजात लिने
• ग्राहकको पहिचान तथा कारोबारसम्बन्धी दायित्व पूरा गर्न ग्राहक, कारोबार वा व्यवसायको प्रकार तथा प्रकृतिका सम्बन्धमा आवश्यक सूचना एवं जानकारी लिने
• नियमनकारी निकायले तोकिदिएका अन्य उपाय अवलम्बन गर्ने
• क्यासिनोले एक दिनमा २ लाख रुपियाँ वा सोभन्दा कमको कारोबारमा संलग्न हुने ग्राहक तथा बहुमूल्य धातु तथा वस्तुको कारोबार गर्ने व्यवसायीले एक दिनमा १० लाख रुपियाँ वा सोभन्दा कम रकमको कारोबार गर्ने ग्राहकको पहिचान तथा सम्पुष्टि गर्न अनिवार्य नहुने कानुनी व्यवस्था रहेको छ।

(ग) उच्चपदस्थ व्यक्तिको पहिचानसम्बन्धी व्यवस्था

ऐनको दफा २ (भ) मा विदेशी उच्चपदस्थ व्यक्ति र (झ) मा स्वदेशी उच्च पदस्थ व्यक्तिको परिभाषित गरिएको छ। सूचक संस्थाले देहायका अतिरिक्त उपायहरु अवलम्बन गरी आफ्नो ग्राहक वा वास्तविक धनी उच्चपदस्थ व्यक्ति भए नभएको यकिन गर्न जोखिम व्यवस्थापन प्रणालीको व्यवस्था गर्नुपर्ने कानुनी प्रावधान रहेको छ :-

• व्यावसायिक सम्बन्ध स्थापना गर्नु अघि सूचक (संस्थाको व्यवस्थापन हेर्ने उच्च अधिकारीको स्वीकृति लिने 
• विद्यमान ग्राहक उच्चपदस्थ व्यक्ति भएको थाहा हुन आएमा तत्काल उच्च अधिकारीको स्वीकृति लिने
• ग्राहक वा वास्तविक धनीको सम्पत्ति तथा कोषको स्रोत पहिचान गर्न पर्याप्त उपाय अवलम्बन गर्ने
• ग्राहक तथा निजसँगको व्यावसायिक सम्बन्ध वा कारोबारको सम्बन्धमा निरन्तर रूपमा अनुगमन गर्ने
• बृहत् ग्राहक पहिचानसम्बन्धी उपायहरु अवलम्बन गर्ने

(ङ) बृहत् ग्राहक पहिचानसम्बन्धी भएको व्यवस्था 

सूचक संस्थाले देहायका ग्राहकसँग व्यावसायिक सम्बन्ध स्थापना गर्दा वा कारोबार गर्दा बृहत् ग्राहक पहिचानसम्बन्धी उपयुक्त उपायहरु अपनाउनुपर्ने व्यवस्था गरिएको छ :-

• राष्ट्रिय जोखिम मूल्यांकन, सम्पत्ति शुद्धीकरण तथा आतंककारी क्रियाकलापमा वित्तीय लगानी सम्बन्धी जोखिम मूल्यांकन एवं नियमनकारी निकायको मूल्यांकनबाट उच्च जोखिमयुक्त देखिएको ग्राहक
• आर्थिक वा कानुनी उद्देश्य स्पष्ट नदेखिने जटिल, ठूलो वा अस्वाभाविक प्रवृत्तिको कारोबार गर्ने ग्राहक
• सम्पत्ति शुद्धीकरण तथा आतंककारी क्रियाकलापमा वित्तीय लगानी निवारणसम्बन्धी अन्तर्राष्ट्रिय मापदण्ड पालना नगर्ने वा आंशिक रूपमा पालना गर्ने भनि अन्तर्राष्ट्रिय रूपमा पहिचान भएको मुलुकको ग्राहक
• उच्चपदस्थ व्यक्ति र त्यस्तो व्यक्तिको परिवारको सदस्य तथा निजसँग सम्बद्ध व्यक्ति वा ग्राहक
• उच्च जोखिमयुक्त नयाँ उपकरण वा सेवा प्रयोग गर्ने ग्राहक
• सम्पत्ति शुद्धीकरण तथा आतंककारी क्रियाकलापमा वित्तीय लगानीसम्बन्धी कसुर वा अन्य कुनै कसुरमा शंका लागेको ग्राहक
• नियमनकारी निकायले तोकिदिएको अन्य ग्राहक।

च) सरलीकृत ग्राहक पहिचानसम्बन्धी व्यवस्था

• सूचक संस्थाले सम्पत्ति शुद्धीकरण तथा आतंककारी क्रियाकलापमा वित्तीय लगानीसम्बन्धी जोखिम कम देखिएको ग्राहक वा कारोबारका सम्बन्धमा सरलीकृत ग्राहक पहिचान तथा सम्पुष्टिसम्बन्धी व्यवस्था अपनाउन सक्ने
• उच्च जोखिमयुक्त ग्राहक, कारोबार वा सम्पत्ति शुद्धीकरण तथा आतंककारी क्रियाकलापमा वित्तीय लगानीको आशंका देखिएको कारोबारको हकमा सरलीकृत पहिचान तथा सम्पुष्टि सम्बन्धी व्यवस्था अपनाउन नपाइने

(छ) तेस्रो पक्षबाट ग्राहक पहिचान वा सम्पुष्टि गराउने सम्बन्धी व्यवस्था

देहायको अवस्थामा सुचक संस्थाले ग्राहक पहिचान तथा सम्पुष्टि सम्बन्धी केही कार्य तेस्रो पक्षबाट गराउन सक्ने कानुनी व्यवस्था रहेको छ :- 

ग्राहकको पहिचान तथा सम्पुष्टि कानुनबमोजिम हुने कुरामा सूचक संस्था विश्वस्त भएमा ग्राहकको पहिचान तथा सम्पुष्टि गर्न प्रयोग गरिएका सम्पूर्ण कागजात तथा विवरणसम्बन्धी जानकारी सूचक संस्थालाई तत्काल प्राप्त हुने भएमा ग्राहकको पहिचान तथा सम्पुष्टि गर्न प्रयोग गरिएका सम्पूर्ण कागजात, विवरण जानकारी सूचक संस्थाले मागेका बखत बिना कुनै विलम्ब प्राप्त हुने सुनिश्चित भएमा।

निष्कर्ष

२. निर्णय निर्माणका चरणहरु उल्लेख गर्दै निर्णय क्षमतामा प्रभाव पार्ने तत्वहरू पहिचान गर्दै निर्णय लिँदा ध्यान दिनुपर्ने विषयहरूको चर्चा गर्नुहोस्।

'उपलब्ध विकल्पबाट इच्छित समाधानको अवस्थामा पुग्ने कला' 

पृष्ठभूमि

• कुनै पनि विषयमा दुई वा दुईभन्दा बढी सम्भाव्य विकल्पमध्येबाट एउटा सबैभन्दा राम्रो विकल्प छनोट गरी निष्कर्षमा पुग्ने कार्य नै निर्णय हो।
• अधिकारप्राप्त पदाधिकारीले कानुनले दिएको अधिकार प्रयोग गरी कुनै विषय सवाल वा समस्याका सम्बन्धमा लिखित रूपमा दिएको अन्तिम आदेश वा निर्देशन नै निर्णय हो।
• विकल्पहरुबीच उत्तम विकल्प छनोट गरी संस्थाको उद्देश्य र हितमा आधारित भई निर्णय गर्ने कला नै निर्णय क्षमता हो।

निर्णय निर्माणका चरणहरु

• समस्याको पहिचान
• निर्णय गर्ने आधारहरुको पहिचान
• निर्णय गर्ने आधारहरुको भार निर्धारण
• विकल्पहरुको विकास
• विकल्पहरुको विश्लेषण
• विकल्पहरुको छनोट
• विकल्पहरुको कार्यान्वयन
• निर्णय प्रभावकारीताको मूल्यांकन।

समस्या तथा मामिलाहरुको समुचित व्यवस्थापन गर्न निर्णय क्षमतामा प्रभाव पार्ने तत्वहरु

(क) आन्तरिक तत्वहरु

• निर्णयकर्ताको विवेक र सदाचारको स्तर,
• निर्णयकर्ताको ज्ञान र अनुभव,
• अधिकार र जिम्मेवारीको सीमा,
• विगतमा भएका निर्णयहरु
• कानुनी तथा नीतिगत व्यवस्था,
• संगठनको कार्यसंस्कृति, कार्यवातावरण
• सहभागिता र निहित स्वार्थ,
• संस्थाका सदस्यहरु
• निर्णयकर्ताको पृष्ठभूमि

(ख) बाहृय तत्वहरू

• राजनीतिक दलहरु तथा सम्बद्ध संस्थाहरु
• दबाब समूह र हित समूह
• गैरसरकारी क्षेत्र
• नागरिक समाज र सामुदायिक संगठनहरु
• अन्तर्राष्ट्रिय समुदायहरु
• वातावरणीय स्रोत साधनको उपलब्धता
• नागरिक चेतना र सामाजिक क्रियाशिलताहरु आदि।

निर्णय गर्दा ध्यान दिनुपर्ने विषयहरु

• निर्णय प्रक्रियासम्बन्धी कानुनको पूर्ण परिपालना गर्ने
• निर्णय प्रक्रियामा आन्तरिक कर्मचारी तथा सरोकारवालाहरुको व्यापक सहभागिता गराउने
• निर्णय गर्दा विभिन्न विकल्पहरु तयार र पर्याप्त अध्ययन गर्ने,
• समयवद्ध निर्णय (Timely Decision) गर्ने
• व्यक्तिगत निर्णय  नगरी संस्थागत निर्णय गर्ने
• कार्यान्वयन पक्ष र वातावरणलाई ध्यान दिने
• दिगोपनालाई ध्यान दिने
• संस्थाको दुरदृष्टि, लक्ष्य, उद्देश्य र नीतिलाई ध्यान दिने
• निर्णयबाट पर्ने प्रभावहरुको विश्लेषण गर्ने,
• अन्तक्रिया गर्दा वा संगठनबाट पत्राचार गर्दा तोकिएकै व्यक्तिलाई सम्बोधन गर्ने
• निर्णयमा पारदर्शिता लागू गर्ने
• समय सीमाभित्र निर्णय गर्ने
• सरोकारवालाहरुको सहभागिता कायम गर्ने
• गलत निर्णयमा समेत उत्तरदायित्व वहन गर्नुपर्ने व्यवस्था गर्ने
• अस्पष्ट, दोहोरो अर्थ लाग्ने, प्रत्यक्ष प्रभावित गराउने, द्वन्द्व फैलाउन सक्ने निर्णयहरु नगर्ने,
• निर्णय गर्दा सूक्ष्म रूपमा लाभ लागत विश्लेषण गर्ने
• कार्यान्यन हुन सक्ने निर्णय निर्माण गर्ने
• निर्णयमा कानुनी पक्षको समेत विश्लेषण गर्ने
• निर्णय प्रक्रियामा अनुगमन तथा मूल्यांकन (M&E) गर्ने, 
• नियमित पृष्ठपोषण लिने र सुधार गर्ने।

निष्कर्ष

हरेक संगठनमा गर्नुपर्ने निर्णयहरु न्यायपूर्ण, उचित, विवेकी, कानुनी, वैज्ञानिक, वस्तुनिष्ठ, व्यावहारिक र जनसहभागितामा आधारित समयसापेक्ष एवं पारदर्शी बनाउन जरुरी रहेको छ।

३. दर्ता र चलानी बीचको भिन्नता उल्लेख गर्दै दर्ता किताबमा उल्लेख गर्नुपर्ने विषयहरू स्पष्ट पार्नुहोस्।

पृष्ठभूमि

• कार्यालयमा प्राप्त भएका चिट्ठीपत्रहरुको अभिलेख राख्ने कार्यलाई दर्ता भनिन्छ।
• कार्यालयबाट चिट्ठीपत्रहरु अन्यत्र पठाउने समयमा पत्रहरुको अभिलेख राख्ने कार्यलाई चलानी भनिन्छ।

दर्ता र चलानी बीचको भिन्नता

• अन्य कार्यालयबाट प्राप्त भएका चिठ्ठीपत्र निवेदन विवरण गुनासा तथा प्रतिवेदन लगायतका कागजातहरु क्रमबद्ध रूपले अभिलेख गरी राख्ने कार्य दर्ता हो भने अन्य कार्यालयमा पत्र वा कागजात पठाउँदा सिलसिलेवार रूपमा राखिने अभिलेख चलानी हो।
• दर्ता पत्रको औपचारिक आगमन हो भने चलानी पत्रको औपचारिक बहिर्गमन हो।
• दर्ताबाट कार्यालयको कामको प्रारम्भ हुन्छ भने चलानीबाट कारबाही अन्त्य हुन्छ।
• दर्ताले कार्यालयको दायित्व सिर्जना हुन्छ भने चलानीबाट दायित्वको समाप्ति हुन्छ।
• दर्ताका लागि दर्ता किताबको आवश्यकता पर्दछ भने चलानीको लागि चलानी किताबको आवश्यकता पर्दछ।
• दर्ता मूल दर्ता र सहायक दर्ता गरी दुई प्रकारको हुन्छ भने चलानी एकै किसिमको हुन्छ।
• दर्ता संगठनको रक्तसञ्चार मानिन्छ भने चलानी संगठनको उपलब्धि मानिन्छ।

दर्ता किताबमा उल्लेख गर्नुपर्ने महलहरु

• क्र.सं.
• दर्ता मिति
• प्राप्त पत्रको पत्र संख्या र मिति
• पत्र पठाउनेको नाम
• विषय
• दाखिला समय
• बुझिलिनेको दस्तखत
• नाम, दस्तखत र मिति सही
• कैफियत।

निष्कर्ष

कार्यालयमा प्राप्त हुन आएका जुनसुकै चिठ्ठीपत्र वा कागजातहरुको प्रारम्भिक अभिलेख राख्ने कार्य दर्ता हो भने चलानी कार्यालय कार्यविधिको अन्तिम कार्य हो।

४. चलानीको औचित्यमाथि प्रकाश पार्दै कार्यालयमा चलानी गर्दा देखा परेका समस्याहरू पहिचान गर्नुहोस्।

पृष्ठभूमि

कुनै कार्यालयबाट कार्यसम्पादन भइसकेपछि वा बाँकी कार्यसम्पादनको लागि अर्को कार्यालय, व्यक्ति वा संस्थालाई चिठ्ठीपत्र पठाउनुअघि पत्राचारको मुख्य जानकारी खुलाई नियमित एवं व्यवस्थित रूपमा कार्यालयमा अभिलेख राख्ने कार्यलाई चलानी भनिन्छ।

चलानीको औचित्य

• प्रेसित चिठ्ठीपत्र तथा कागजातहरुको सिलसिलाबद्ध अभिलेख राख्न
• कार्यसम्पादनको व्यवस्थित रूपमा सञ्चार गर्न
• चिठ्ठीपत्र हराउन वा दुरुपयोग हुन नदिन
• कार्यसम्पादन मूल्यांकनलाई आधार प्रदान गर्न
• पत्र व्यवहार तथा कार्यालय कार्यविधिलाई पूर्णता प्रदान गर्न
• आवश्यक परेको अवस्थामा प्रमाणका रूपमा पेस गर्न
• पत्र व्यवहारलाई विश्वासनीय बनाउन
• सम्बन्धित कर्मचारीलाई जिम्मेवार बनाउन।

चलानीका समस्याहरु

• एकरूपताको अभाव
• व्यवस्थापकको न्यून चासो र लगानी
• कार्यालय प्रमुखको कम प्राथमिकता
• दक्ष र उत्प्रेरित जनशक्तिको अभाव
• आधुनिक सूचना प्रविधिको प्रयोगको कमी
• परम्परागत सोच र शैलीको निरन्तरता
• सबै कार्यालयहरुमा दर्ता चलानी शाखाको नहुनु
• स्थायी कर्मचारीलाई जिम्मेवारि नदिइनु
• विधि एवं रीत पुर्‍याई दर्ता चलानी नहुनु
• बीच-बीचमा क्र.सं. छाडेर दर्ता चलानी गरिनु।

निष्कर्ष

कार्यालयबाट अन्यत्र पठाइने चिठ्ठीपत्र एवं औपचारिक दस्तावेजहरुको अभिलेख राख्ने कार्य नै चलानी हो। तोकिएबमोजिम रीतपूर्वक चलानी कार्य सम्पन्न गरी कागजातहरुको अभिलेख राख्न जरुरी छ।

५. पछिल्लो समयमा प्रयोगमा आएका आधुनिक फाइलिङ प्रणालीहरू के-के हुन्? अभिलेख व्यवस्थापनमा फाइलिङको आवश्यकता र चरणहरू बारे स्पष्ट पार्दै असल फाइलिङमा हुनुपर्ने गुणहरू पहिचान गर्नुहोस्।

'अभिलेखहरुलाई सुरक्षाका लागि क्रमबद्ध गरि राख्ने कार्य' 

पृष्ठभूमि

• कार्यालयमा प्राप्त भएका वा सिर्जना भएका/हुने चिठ्ठीपत्र, लिखत, टिप्पणी र अन्य महत्वपूर्ण कार्यालयीय कागजातहरु आदिको भविष्यमा आवश्यक पर्दा तुरुन्त प्राप्त गर्न सक्ने गरी व्यवस्थित, वैज्ञानिक, सुरक्षित एवं क्रमबद्ध रूपमा भण्डारण, संग्रह गर्ने वा अभिलेख राख्ने कार्यलाई फाइलिङ भनिन्छ।
• प्राप्त कागजातहरुलाई प्राथमिकीकरण, वर्गीकरण र प्रशोधन गरी पूर्वनिर्धारित व्यवस्थाअनुरूप उचित व्यवस्थापन गर्ने कार्य नै फाइलिङ हो।
• अभिलेखहरुको वर्गीकरण गर्ने, व्यवस्थित गर्ने, कामको प्रकृति, क्षेत्र, समय आदिको आधारमा फरक-फरक तरिकाले मिलाएर राख्ने कार्यलाई नै फाइलिङका रूपमा बुझिन्छ।

आधुनिक फाइलिङ प्रणालीहरु

• समथल फाइलिङ
• ठाडो फाइलिङ
• छड्के फाइलिङ
• चक्रीय फाइलिङ
• दराज फाइलिङ
• विद्युतीय फाइलिङ

कार्यालयमा फाइलिङको आवश्यकता

• भविष्यमा आवश्यक परेका बखत प्राप्त गर्न सक्ने गरी कार्यालयका महत्वपूर्ण सामग्रीलाई सुरक्षित राख्न
• अभिलेख व्यवस्थापनमा लाग्ने समय र लागत घटाउन
• फाइलको वास्तविक अवस्थाको बारेमा जानकारी दिन
• कार्यालयका समग्र व्यवस्थापकीय कार्यमा सहजता प्रदान गर्न
• नीति, योजना र कार्यक्रम तर्जुमाका लागि आवश्यक तथ्यांक उपलब्ध गराउन
• निर्णय प्रक्रिया छिटो र सरल बनाउन
• फाइलिङ प्रणालीलाई संस्थागत स्मरणका रूपमा उपयोग गर्न
• फाइलको वास्तविक अवस्थाको बारेमा जानकारी दिन
• कार्यालयको कार्यबोझ घटाई कार्यमा शीघ्रता ल्याउन
• भविष्यमा प्रमाणका रूपमा पेस गर्न
• अभिलेखहरुको सरल ढंगले भण्डारण गर्न
• आगामी कार्यका लागि मार्गदर्शन प्रदान गर्न
• कार्यालयको प्रभावकारीता, कार्यकुशलता र विश्वासनीयता बढाउन
• निर्णयमा एकरूपता कायम गर्न
• काममा छरितोपन ल्याउन
• कागजातहरुको समुचित व्यवस्थापन र सुरक्षा गर्न
• विवादको शान्तिपूर्ण र कानुनी समाधान गर्न
• आवश्यक सूचना आदान-प्रदान गर्न
• व्यवस्थापनका कार्यमा मितव्ययिता र जवाफदेहिता कायम गर्न
• कार्यकक्ष आकर्षक बनाउन
• पारदर्शी कार्यप्रणालीको विकास गर्न।

फाइलिङका चरणहरु

• संकलन (Collection)
• छानविन (Selection)
• कोडिङ (Coding)
• मिलान (Arrangement)
• भण्डारण/फाईलिङ (Storing/Filling)

असल फाइलिङमा हुनुपर्ने गुणहरु

• सुरक्षा
• कम स्थान
• शीघ्रता
• लचकता
• सूचकको प्रयोग
• सरलता
• निश्चिचतता
• स्तरीयता
• अनुकूलता
• मितव्ययीता
• प्रभावकारीता
• उपयुक्तता
• गोपनीयता
• उपयोगिता
• पहुँच योग्यता
• वर्गीकरण
• एकरूपता
• स्थिरता
• अनुक्रमिका।

निष्कर्ष

कार्यालयको हरेक क्रियाकलापको वैज्ञानिक एवं व्यवस्थित अभिलेख राखी कार्यालयको विश्वास र ख्याति वृद्धि गर्न, भविष्यमा आवश्यक पर्दा कागजातहरू शीघ्र र सरलताका साथ प्राप्त गर्न, अभिलेखहरूलाई सुरक्षा प्रदान गरी कार्यसम्पादनमा शीघ्रता एवं सहजता कायम गर्न फाइलिङको महत्वपूर्ण भूमिका हुने भएकाले आधुनिक विधिको अवलम्बन गरी फाइलिङ कार्यलाई व्यवस्थित गर्नुपर्दछ।